EL TIEMPO PRODUCTIVO COLECTIVO

La inteligencia de estar preparado antes de que comience el día

Cómo la anticipación de las decisiones puede multiplicar la capacidad de ejecución de todo un equipo.

Ayer, durante una conversación con mis alumnos, surgió una pregunta interesante: ¿cómo consigo realizar tantas actividades a lo largo de un solo día? ¿Por qué me despierto tan temprano? ¿Cómo organizo mi rutina para administrar tantas responsabilidades? Siempre he sido una persona a la que le gusta trabajar, producir, organizar y transformar las ideas en resultados. Sin embargo, con el paso de los años, comencé a darme cuenta de que la productividad no depende exclusivamente de la cantidad de horas que dedicamos al trabajo, sino principalmente de la manera en que organizamos esas horas. Desarrollé, entonces, una filosofía personal de administración del tiempo, construida a partir de la observación de las personas, las empresas y el funcionamiento de las actividades profesionales. Es importante aclarar que no considero esta organización una regla, ni mucho menos una fórmula que todos deban seguir. Se trata de una manera particular de estructurar mi vida, respetando mis responsabilidades, mis necesidades y mi ritmo personal. El gran descubrimiento fue comprender que no basta con tener tiempo disponible para trabajar. Es necesario saber aprovechar el momento en que nuestras decisiones encuentran las mejores condiciones para transformarse en resultados.

Existe una característica de la organización de la sociedad que considero fundamental para comprender esta filosofía. Gran parte de las empresas, instituciones, proveedores, prestadores de servicios y colaboradores concentra sus actividades en determinados horarios. En Brasil, tradicionalmente, muchas organizaciones comienzan sus actividades alrededor de las ocho de la mañana, funcionando durante el llamado horario comercial. Esto significa que existe un período del día en el que innumerables personas y empresas están simultáneamente disponibles para atender, responder, decidir, producir y ejecutar. Comencé a llamar a esta ventana de oportunidad Tiempo Productivo Colectivo. A diferencia del tiempo productivo individual, que depende principalmente de nuestra propia disponibilidad, el tiempo productivo colectivo representa el período en el que nuestras actividades pueden avanzar mediante la participación de otras personas. Puedo estudiar, reflexionar, escribir o planificar solo en diferentes horarios, pero no puedo ejecutar todas las actividades de una empresa sin la participación de los colaboradores, proveedores y demás organizaciones. Fue así como comprendí un principio importante: administrar bien el propio tiempo es necesario, pero comprender el tiempo de funcionamiento de las personas que dependen de nuestras decisiones es fundamental para ampliar la productividad colectiva.

A partir de esta comprensión, comencé a observar una situación que frecuentemente compromete la eficiencia de las organizaciones. Si una empresa comienza sus actividades a las ocho de la mañana, ¿por qué su director debería comenzar precisamente a esa hora a pensar en lo que necesita hacer? ¿Por qué utilizar las primeras horas de la jornada laboral para organizar prioridades, identificar asuntos pendientes, analizar problemas y decidir qué orientaciones deben transmitirse? Mientras se elaboran esas decisiones, muchas personas ya están trabajando, esperando instrucciones o ejecutando actividades que podrían estar mejor coordinadas. Comprendí, entonces, que sería más eficiente llegar al inicio del horario comercial con el día previamente planificado, las prioridades establecidas y las principales decisiones organizadas. El objetivo no sería comenzar a trabajar antes que todos, sino estar preparado para que todos pudieran comenzar a trabajar con una orientación más clara. Esta diferencia, aparentemente sencilla, modificó profundamente mi manera de organizar la rutina. Al fin y al cabo, cuando la planificación ocurre antes del inicio del tiempo productivo colectivo, preservamos una mayor parte de ese período para aquello que realmente necesita suceder: la ejecución.

Fue por esta razón que comencé, gradualmente, a adelantar mi horario de despertar. Actualmente, suelo despertarme alrededor de las cuatro de la mañana, de manera natural, sin necesidad de despertador. Aprovecho el silencio y la tranquilidad de ese período para reflexionar, organizar mentalmente mis responsabilidades, analizar situaciones pendientes, establecer prioridades y conversar conmigo mismo sobre las decisiones que necesito tomar. No se trata simplemente de despertarse temprano para trabajar más, sino de crear un período de preparación antes de que las demandas externas comiencen a disputar mi atención. En ese momento, procuro comprender qué necesita suceder, qué personas dependen de mis orientaciones, qué decisiones son prioritarias y qué situaciones pueden comprometer el desarrollo de las actividades. Cuando comienza la jornada laboral y los colaboradores están llegando, saludándose unos a otros e iniciando sus rutinas, muchas de mis decisiones ya están organizadas. De esta manera, consigo transmitir orientaciones desde el inicio del día, permitiendo que cada sector disponga de tiempo para desarrollar sus responsabilidades. Mientras el tiempo productivo colectivo todavía no ha comenzado, estoy preparando las condiciones para aprovecharlo mejor cuando comience.

Esta anticipación adquiere una importancia aún mayor cuando ejercemos funciones de liderazgo. Una empresa no funciona únicamente por la capacidad de trabajo de su director, sino por la actuación coordinada de diferentes personas, sectores y organizaciones. Algunos colaboradores poseen autonomía para tomar decisiones, mientras que otros dependen de orientaciones, autorizaciones, definiciones de prioridades o decisiones administrativas. Es precisamente en este punto donde considero que existe un principio fundamental de gestión: el momento en que un líder toma sus decisiones influye directamente en el tiempo de ejecución de todo su equipo. Una orientación transmitida a las ocho de la mañana permite que el colaborador disponga de prácticamente toda la jornada laboral para ejecutarla, resolver eventuales dificultades y, cuando sea necesario, interactuar con otros sectores o empresas. Sin embargo, cuando esa misma orientación se transmite cerca del mediodía, una parte importante de la mañana ya se ha perdido. Frecuentemente, la actividad queda para la tarde. Si la decisión se toma al final de la jornada, su ejecución puede trasladarse al día siguiente. Y así, pequeños aplazamientos comienzan a acumularse, comprometiendo la continuidad y la eficiencia de las actividades. Cuando un líder retrasa una decisión, no compromete únicamente su propio tiempo. Puede comprometer el tiempo productivo de todas las personas que dependen de esa decisión para trabajar.

Existe, además, un efecto multiplicador en esta manera de organizar el trabajo. Imaginemos una decisión que necesita ser transmitida a cinco colaboradores, cada uno responsable de una actividad diferente. Si esa orientación se comunica al inicio de la jornada, los cinco pueden desarrollar sus tareas simultáneamente durante el día. Sin embargo, si la decisión se toma solamente por la tarde, todos tendrán menos tiempo para ejecutar sus responsabilidades, y algunas actividades podrán trasladarse al día siguiente. Por lo tanto, la anticipación de una sola decisión puede representar el aprovechamiento de varias horas de trabajo distribuidas entre diferentes personas. Esto demuestra que la productividad de un líder no debe evaluarse únicamente por la cantidad de tareas que él mismo ejecuta, sino también por su capacidad para permitir que otras personas desarrollen sus actividades con eficiencia. Evidentemente, liderar no significa centralizar todas las decisiones ni mantener a los colaboradores permanentemente dependientes de instrucciones. Por el contrario, una buena organización también necesita desarrollar autonomía, establecer responsabilidades y definir procesos claros. Sin embargo, siempre existirán decisiones que dependan del liderazgo, y esas decisiones deben tomarse en el momento adecuado. Una decisión anticipada puede poner a varias personas en movimiento. Una decisión tardía puede mantener a varias personas esperando.

Otro aspecto que considero importante aclarar es la relación entre esta rutina y el descanso. Frecuentemente, cuando menciono que me despierto alrededor de las cuatro de la mañana, algunas personas preguntan si no duermo o si sacrifico mis horas de sueño para conseguir trabajar más. La respuesta es sencilla: sí duermo, simplemente he organizado mis horarios de una manera diferente. Normalmente, procuro acostarme entre las ocho y las nueve de la noche, ocasionalmente alrededor de las nueve y media. Así, consigo mantener un período adecuado de descanso, respetando las necesidades de mi organismo. No estoy defendiendo que las personas deban dormir menos, despertarse a las cuatro de la mañana o reproducir exactamente mi rutina. Cada individuo posee características fisiológicas, responsabilidades familiares, compromisos profesionales y necesidades particulares. La hora de despertarse, por sí sola, no determina la productividad de nadie. Lo que considero importante es comprender la relación entre preparación, disponibilidad y ejecución. No procuro aumentar la duración de mi día sacrificando el descanso. Procuro organizar mejor mis horas para aprovechar los períodos en los que mis decisiones tienen mayor capacidad de producir resultados.

Con el paso de los años, percibí que esta organización también proporciona otro beneficio: la reducción de las improvisaciones innecesarias. Cuando comenzamos la jornada laboral sin una dirección definida, frecuentemente pasamos a reaccionar ante las situaciones a medida que aparecen. Una solicitud interrumpe otra actividad, un problema modifica una prioridad y una decisión pendiente compromete la planificación de diferentes sectores. Evidentemente, siempre existirán imprevistos, y ninguna organización puede controlar completamente los acontecimientos de un día. Sin embargo, cuando las principales decisiones ya han sido analizadas anticipadamente, conseguimos enfrentar esas situaciones con mayor claridad y preservar la continuidad de las actividades planificadas. La preparación no elimina los problemas, pero mejora nuestra capacidad para administrarlos. También permite distinguir aquello que realmente necesita una decisión inmediata de aquello que puede delegarse, programarse o resolverse posteriormente. Planificar anticipadamente no significa controlar todo lo que sucederá. Significa estar mejor preparado para decidir cuando suceda aquello que no estaba previsto.

Tal vez esta sea la principal reflexión que me gustaría compartir con mis alumnos y con todas las personas que buscan mejorar su organización personal y profesional. Cuando observamos a alguien realizando muchas actividades, frecuentemente imaginamos que esa persona trabaja más horas, posee alguna capacidad extraordinaria o consigue hacer cosas que nosotros no podríamos hacer. Sin embargo, la diferencia no siempre está en la cantidad de trabajo realizado individualmente. Muchas veces, está en la manera en que se organizan las decisiones, en la secuencia en que se desarrollan las actividades y en la capacidad de comprender que nuestro trabajo forma parte de una estructura mucho mayor. Una decisión tomada en el momento adecuado puede desencadenar una secuencia de actividades que avanzan simultáneamente. Esa misma decisión, tomada tardíamente, puede comprometer esa secuencia y trasladar los resultados al día siguiente. Fue comprendiendo esta dinámica como organicé mi rutina y desarrollé el concepto de Tiempo Productivo Colectivo. No se trata de una competencia para descubrir quién se despierta más temprano, quién trabaja más o quién realiza la mayor cantidad de tareas. Se trata de comprender que la verdadera inteligencia en la administración del tiempo no consiste únicamente en producir más individualmente, sino en crear las condiciones para que el trabajo de todos avance con mayor eficiencia.

Al final, cuando alguien me pregunta por qué me despierto tan temprano, comprendo que la pregunta más importante tal vez sea otra: ¿por qué considero necesario estar preparado antes de que comience la jornada laboral? La respuesta está en la manera en que entiendo mi responsabilidad frente a las personas, las actividades y las organizaciones que dependen de mis decisiones. Procuro comenzar el día sabiendo qué necesita suceder, qué prioridades deben atenderse y qué orientaciones necesitan transmitirse. Esto no significa que todas las decisiones estén tomadas o que la planificación no pueda cambiar. Significa simplemente que procuro llegar al momento de mayor disponibilidad colectiva con la mejor preparación posible. Mi objetivo no es ser el primero en despertarme, sino evitar que otras personas tengan que esperar a que yo comience a pensar para que ellas puedan comenzar a actuar. Esta es la esencia de mi filosofía: comprender el tiempo, anticipar la planificación y utilizar el liderazgo para transformar decisiones individuales en resultados colectivos. Porque, en el verdadero sentido de la productividad, no basta con comenzar el día más temprano. Es necesario conseguir que el día comience mejor para todos.

Dr. Adriano Lia Mondelli